Cách viết một bức thư trên máy tính

Nếu ngày xưa thư tay là loại hình trao đổi thông tin được sử dụng nhiều nhất thì ngày nay việc đó được thay thế bằng việc viết thư trên máy tính. Sau đây, bạn sẽ được hướng dẫn cách viết thư chuyên nghiệp trên hệ thống máy tính.

Mở Microsoft Word

Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản đa năng đi kèm với cả Microsoft Works Suite và Microsoft Office. Bạn có thể sử dụng Word cho tất cả nhu cầu viết của bạn – từ các bức thư cơ bản đến các bản tin nội bộ đã mất.

Bạn có thể khởi động Word từ menu Start của Windows hoặc từ Works Task Launcher. Khi Word khởi động, một tài liệu trống xuất hiện trong sự làm việc của Word.

Tạo một tài liệu mới

Bất cứ tài liệu Word mới mà bạn tạo đều dựa vào những gì mà Word gọi là một template. Một template kết hợp các style đã chọn và các xác lập tài liệu và trong một vài trường hợp các trường text nay trường tính toán được viết lại để tạo các khối tạo cho một loại tài liệu cụ thể. Sử dụng các template để tự động bắt đầu tạo các loại tài liệu riêng biệt.

Để tạo một tài liệu Word mới dựa vào một template cụ thể, hãy mở menu File xổ xuống của Word và chọn New.

Nhập text

Bạn nhập text trong một tài liệu Word tại điểm chèn xuất hiện trên màn hình chẳng hạn như một cursor nhấp nháy. Khi bạn bắt đầu gõ nhập trên bàn phím, text mới được thêm tại điểm chèn.

Bạn có thể di chuyển điểm chèn bằng chuột bằng cách nhấp vào một vị trí mới trong text của bạn. Bạn di chuyển điểm chèn bằng bàn phím bằng cách sử dụng các phím mũi tên của bàn phím.

Hiệu chỉnh text

Sau khi bạn nhập text, đến lúc đã hiệu chỉnh. Với Word bạn có thể xóa, cắt, sao chép, và dán text hay hình ảnh qua lại bất kỳ vị trí trong tài liệu hoặc giữa các tài liệu.

Trước khi bạn có thể hiệu chỉnh text, bạn phải chọn text để hiệu chỉnh. Cách dễ dàng nhất để chọn text bằng chuột: nhấn giữ nút chuột và rê cursor lên trên text mà bạn muốn chọn. Bạn cũng có thể chọn text bằng bàn phím. Nói chung, bạn sử dụng phím Shift cùng với các phím khác để bật sáng các khối text. Ví dụ. Shift + Left Arrow chọn một ký tự nằm bên trái; Shift + End chọn tất cả text nằm cuối dòng hiện hành.

Bất kỳ text mà bạn chọn sẽ xuất hiện dưới dạng text này, dựa vào phần bật sáng màu đen. Trước khi bạn đã chọn một khối text. Bạn có thể hiệu chỉnh nó theo nhiều cách như chi tiết ở bảng sau

Bảng các hoạt động hiệu chỉnh Word

Định dạng text

Sau khi text của bạn được nhập và hiệu chỉnh, bạn có thể sử dụng nhiều tùy chọn định dạng khác nhau của Word để thêm những thành phần trang trí vào tài liệu của bạn. Text có thể được hiệu chỉnh một cách dễ dàng khi bạn làm việc trong khung xem Print Layout bởi vì điều này dã hiển thị tài liệu như nó sẽ có diện mạo khi được in ra. Để chuyển sang khung xem này, hãy mở menu View xổ xuống và chọn Print Layout.

Việc dịnh dạng text thật dễ dàng – và được thực hiện từ thanh công cụ Formatting của Word. Thanh công cụ này, được đặt tại phần trên cùng của màn hình gồm có các nút bold, italic, và underline, cũng như font, font size và font color. Để định dạng một khối text, hãy bật sáng text và sau đó nhấp nút format mong muốn.

Nhiều tùy chọn định dạng text có sẵn trong hộp thoại Font. Để hiển thị hộp thoại này, hãy mở menu Format xổ xuống và chọn Font. Từ đây, bạn có thể thực hiện công việc định dạng cơ bản (font, font style, font color, và v.v) và định dạng cao cấp (strikethrough, superscript, subscript, shadow, outline, emboss, engrave, character spacing, và text animation). Chỉ việc chọn định dạng mà bạn muốn và nhấp OK.

Lưu tài liệu

Mỗi tài liệu bạn tạo và bạn muốn giữ lại thì phải được lưu sang một file.

Lần đầu tiên bạn lưu một file, thì bạn phải xác định một tên file và vị trí. Hãy thực hiện điều này bằng cách mở menu File và chọn Save As.

Khi bạn thực hiện những thay đổi bổ sung đối với một tài liệu, thì bạn phải lưu các thay đổi đó. Thật may. sau khi ban đả lưu một file một lần, bạn không cần phải lặp lại toàn bộ thủ tục Save As. Để lưu nhanh “fast save” một file hiện có, tất cả những gì bạn phải thực hiện là nhấp nút Save trên thanh công cụ Standard của Word và mở menu File xổ xuống rồi chọn Save.